Παρόλο που η διαδικασία εισαγωγής ξεκινά από το τιμολόγιο του οίκου του εξωτερικού, η καταχώριση ξεκινά κατά κανόνα από το τιμολόγιο του εκτελωνιστή. Αυτό συμβαίνει γιατί το τιμολόγιο αυτό εκδίδεται λογικά συγχρόνως με την παραλαβή των εμπορευμάτων. Παραδόξως, αυτό μας βολεύει γιατί η αποστολή στο mydata εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη διαβίβαση που έχει κάνει ο ίδιος ο εκτελωνιστής.
Στο τιμολόγιο του εκτελωνιστή περιλαμβάνονται (εκτός από την αμοιβή του και το ΦΠΑ) και κάποια έξοδα τα περισσότερα των οποίων δεν έχουν ΦΠΑ αλλά και κάποια που έχουν. Περιλαμβάνονται επίσης τα ποσά που έχουν καταβληθεί για το ΦΠΑ της εισαγωγής σύμφωνα με την διασάφηση του τελωνείου. Να σημειώσουμε εδώ ότι το ποσό αυτό πρέπει να αγνοείται κατά τη διαβίβαση που κάνει ο εκτελωνιστής στο mydata (οδηγίες θεματικής ενότητας).
Ανάλογα λοιπόν με τη διαβίβαση που θα κάνει ο εκτελωνιστής θα πρέπει να είναι και οι χαρακτηρισμοί που θα κάνουμε εμείς.
Θα πρέπει πάντα να θυμόμαστε ότι κατά τη διαδικασία καταχώρισης μιας εισαγωγής θα πρέπει να έχουμε αποφασίσει εκ των προτέρων εάν τα γενικά κόστη της εισαγωγής θα επιβαρύνουν τα εμπορεύματα ή θα θεωρηθούν γενικά έξοδα της επιχείρησης.
Εμείς εδώ θα αναφερθούμε στην πιο περίπλοκη περίπτωση, που θεωρούμε ότι τα έξοδα της εισαγωγής αποτελούν μέρος του κόστους των εμπορευμάτων της συγκεκριμένης εισαγωγής. Στις μικρές ή περιστασιακές εισαγωγές που οι επιβαρύνσεις θεωρούνται μέρος των γενικότερων εξόδων, ο χαρακτηρισμός και η διαβίβαση των εξόδων είναι προφανής ή, σε κάθε περίπτωση πρόκειται για υποπερίπτωση αυτής στην οποία  αναφερόμαστε.
Στην περίπτωση αυτή λοιπόν, σχηματίζουμε αυτό που ονομάζεται φάκελος εισαγωγής. Πρόκειται (ή επρόκειτο) για έναν πραγματικό φάκελο στο οποίο συγκεντρώνονται όλα τα παραστατικά που αφορούν την εισαγωγή. Όπως είπαμε το πρώτο παραστατικό που μπαίνει στο φάκελο είναι το τιμολόγιο του οίκου του εξωτερικού και το τελευταίο συνήθως είναι το τιμολόγιο της μεταφορικής εταιρείας. Ενδιάμεσα συνήθως έχει έρθει και το τιμολόγιο του εκτελωνιστή συνοδευόμενο από τη διασάφηση του τελωνείου που αποτελεί και αποδεικτικό καταβολής του ΦΠΑ της εισαγωγής.
Ακολούθως δημιουργείται μια  με ποσά που επιβαρύνουν το κόστος τα οποία έχουν ΦΠΑ και με εκείνα που δεν έχουν ΦΠΑ και αντιστοίχως γίνονται οι εγγραφές αξίας οι οποίες θεωρητικά θα σταλούν και στο mydata.
Το πρόβλημα παρουσιάζεται όταν η διασάφηση του τελωνείου υπολογίζει ΦΠΑ σε αξία διαφορετική από αυτή που λέει το τιμολόγιο του οίκου του εξωτερικού. Στην περίπτωση αυτή, λόγω της μορφής της περιοδικής ΦΠΑ, θα πρέπει διαφορετικά στοιχεία να καταχωρηθούν στην περιοδική ΦΠΑ και διαφορετικά στα πραγματικά βιβλία της επιχείρησης ή όπως έχει επικρατήσει τελευταία (λόγω mydata) να το λέμε, στο έντυπο Ε3.
Για του λόγου το αληθές, διαβάστε την διατύπωση της ΠΟΛ. 1082/2015 για τον κωδικό 363 που αφορά την αξία εισαγωγών αγαθών πλην των παγίων: «Κωδ. 363: Γράψτε την αξία των εισαγωγών (εμπορευμάτων, πρώτων και βοηθητικών υλών, δαπανών κ.λπ.), εκτός των επενδυτικών αγαθών που έχουν συμπεριληφθεί στον κωδ. 362, για τις οποίες παρέχεται δικαίωμα έκπτωσης. Σημειώνεται ότι προκειμένου για εισαγωγές γράψτε τόσο τη φορολογητέα αξία (συμπεριλαμβανομένου του ΕΦΚ) όπως έχει προσδιοριστεί στο τελωνείο, καθώς και την αξία των υπολοίπων δαπανών που βαρύνουν την εισαγωγή, επιβαρύνονται με ΦΠΑ και δεν περιλαμβάνονται στην ανωτέρω φορολογητέα αξία.»
Όπως βλέπετε οι οδηγίες απαιτούν να αθροίσετε εικονικά και πραγματικά ποσά μαζί και να τα καταγράψετε στην περιοδική ΦΠΑ. Καθώς εικονικά ποσά δεν μπορεί να καταχωρούνται στα βιβλία της επιχείρησης, για καθαρά μηχανογραφικούς λόγους συνηθίζουμε να καταχωρούμε τα εικονικά ποσά του τελωνείου σε βοηθητικούς λογαριασμούς (συνήθως τάξεως) ώστε να διευκολυνθούν οι αυτοματισμοί της δημιουργίας της περιοδικής ΦΠΑ.
Να υπενθυμίσουμε μόνο για μια ακόμα φορά, ότι εδώ μιλάμε για την πιο περίπλοκη περίπτωση εισαγωγής. Την περίπτωση δηλαδή όπου έχουμε διαφορά ανάμεσα στην πραγματική αξία εισαγωγής και την αξία του τελωνείου και συγχρόνως θέλουμε να μεταφέρουμε όλα τα κόστη στην αξία του αποθέματος εμπορευμάτων.
Στην περίπτωση αυτή λοιπόν καταχωρούμε όλα τα κόστη της εισαγωγής πραγματικά και πλασματικά σε ενδιάμεσους λογαριασμούς (τον ηλεκτρονικό φάκελο) και όταν ολοκληρωθεί το κοστολόγιο μεταφέρουμε τα πραγματικά ποσά στους λογαριασμούς που δείχνουν το κόστος της επιχείρησης για τη συγκεκριμένη εισαγωγή. Ακολουθώντας την ίδια λογική, κατά το χαρακτηρισμό των ποσών ή κατά την αποστολή μη αντικριζόμενων παραστατικών στο mydata, θεωρούμε ότι όλα τα έξοδα μέχρι το κλείσιμο της εισαγωγής ανήκουν στην κατηγορία 2_95 (Λοιπά πληροφοριακά στοιχεία εξόδων) και μετά το κλείσιμο της εισαγωγής, χρησιμοποιώντας το παραστατικό 17_5 Λοιπές Εγγραφές Τακτοποίησης Εξόδων – Λογιστική Βάση, μεταφέρουμε το κόστος στις αγορές της επιχείρησης, τακτοποιώντας και τυχόν εκκρεμότητες που δημιουργήθηκαν από την παρουσία εικονικών ποσών.

1. Τιμολόγιο Εκτελωνιστή
   Ιδιαιτερότητα εδώ είναι ότι το τιμολόγιο αυτό πρέπει να το χαρακτηρίσουμε ενώ στην πραγματικότητα δεν ξέρουμε εκ προοιμίου τι περιέχει. Εννοώ δηλαδή ότι ασχέτως από τα ποσά που βλέπουμε μέσα, το τι έχει διαβιβαστεί μπορούμε να το δούμε μόνο όταν το κατεβάσουμε μέσω του μηχανισμού mydata. Μόνο έτσι πρακτικά μπορούμε να ξέρουμε ποια έξοδα θα χαρακτηρίσουμε και ποια θα πρέπει να διαβιβάσουμε με ένα δικό μας, εικονικό παραστατικό.
   Πρότασή μας λοιπόν είναι ασχέτως με τα ποσά που περιέχει το τιμολόγιο να χαρακτηριστούν όλες οι γραμμές σαν 2_95 λοιπά πληροφοριακά στοιχεία εξόδων. Έτσι θα έχουμε την ευκαιρία να μεταφέρουμε το ποσό της αμοιβής με ΦΠΑ στην περιοδική και βεβαίως τα ποσά χωρίς ΦΠΑ απλά στην κατηγορία 2_95, όλα χωρίς χαρακτηρισμό Ε3.
   Έτσι, ασχέτως με τι περιλαμβάνεται στο τιμολόγιο, τα πραγματικά θα τα διαβιβάσουμε με δικό μας παραστατικό για να επηρεάσουν το λογιστικό και φορολογικό αποτέλεσμα, μέσω του χαρακτηρισμού Ε3. Στο έντυπο αυτό θα μεταφερθούν με λογιστική εγγραφή, χρησιμοποιώντας το παραστατικό 17.5, αφού έχουν υπολογιστεί τα πραγματικά ποσά.
   Τα ποσά της διασάφησης εισαγωγής (τελωνείο), αλλά και τα έξοδα με ΦΠΑ, όπως αναφέραμε παραπάνω,  μέσω της διαβίβασης στην κατηγορία 2_95 θα πάνε στην περιοδική αλλά όχι στο Ε3. Μια διαδικασία ανάλογη με αυτή που κάνουμε και τώρα, χρησιμοποιώντας τους λογαριασμούς τάξεως.

2. Τιμολόγιο Μεταφορικής εταιρείας
   Αυτό είναι κατά κανόνα  το πιο απλό παραστατικό. Καθώς οι περισσότερες εισαγωγές διακανονίζονται με τιμή CIF (Cost Insurance Freight), τα μεταφορικά συνήθως αφορούν διακίνηση εντός Ελλάδος. Πρόκειται δηλαδή για κανονικό τιμολόγιο με ΦΠΑ. Ακόμα και στην περίπτωση πρόκειται για αγορά FOB (Free On Board), το τιμολόγιο θα περιλαμβάνει ένα ποσό με ΦΠΑ και ένα άλλο χωρίς ΦΠΑ.
   Σε κάθε περίπτωση πρόκειται για ένα αντικριζόμενο παραστατικό για το οποίο μάλιστα, εάν προέρχεται από ελληνική εταιρεία, θα μπορούσε απλά να διαβιβαστεί ένας χαρακτηρισμός. Επειδή όμως εδώ χρησιμοποιούμε την τεχνική του φακέλου εισαγωγής θα θεωρήσουμε ότι τα μεταφορικά έξοδα θα θεωρηθούν κατηγορίας 2_95 και τα τυχόν ποσά με ΦΠΑ θα απεικονιστούν στην περιοδική και όχι στο E3. Στο έντυπο αυτό θα μεταφερθούν χρησιμοποιώντας το παραστατικό 17.5 όπως πριν.

3. Τιμολόγιο οίκου εξωτερικού και Αξία τελωνείου (Διασάφηση εισαγωγών)
   Αυτό είναι και το πιο περίπλοκο και συγχρόνως απλό παραστατικό, καθώς αποτελείται από δύο αποδεικτικά συναλλαγής, που αποτελούν όμως στην ουσία ένα ενιαίο σύνολο. Το τιμολόγιο του εξωτερικού περιλαμβάνει την τιμή και ίσως κάποιες επιβαρύνσεις που αποτελούν μέρος της αξίας της εισαγωγής, σε κάθε περίπτωση όμως πρόκειται για ποσά χωρίς ΦΠΑ.

4. Αντίθετα, η διασάφηση εισαγωγής περιλαμβάνει την αξία που το τελωνείο θεωρεί ότι αντικατοπτρίζει την τιμή του εμπορεύματος, μια πλασματική αξία δηλαδή, πάνω στην οποία υπολογίζεται όμως ένας αληθέστατος ΦΠΑ, τον οποίο ο εισαγωγέας πρέπει να καταβάλει αν θέλει να παραλάβει το εμπόρευμά του. Επίσης μπορεί να περιλαμβάνονται κάποιες επιβαρύνσεις που συνήθως υπολογίζονται επάνω στην πλασματική αξία και καταβάλλονται στο τελωνείο.
   Συνοψίζοντας λοιπόν, έχουμε τέσσερα παραστατικά εκ των οποίων τα δύο είναι αντικριζόμενα και πρέπει να χαρακτηρισθούν (τιμολόγιο εκτελωνιστή και μεταφορικής εφόσον είναι Ελληνική εταιρεία), χωρίς να είναι εκ των προτέρων γνωστό τι θα περιέχουν και πως πρέπει να χαρακτηρισθούν αυτά που περιέχουν.
   Το τρίτο είναι αντικριζόμενο εξωτερικού και περιέχει ποσά που πρέπει να διαβιβαστούν από εμάς (τον εισαγωγέα) αφού μετατραπούν σε ευρώ και το τέταρτο είναι ένα παραστατικό που περιέχει την εικονική αξία και το (καθόλου εικονικό) ΦΠΑ τελωνείου και ίσως κάποιες άλλες επιβαρύνσεις. Να υπενθυμίσουμε επίσης ότι όσα αναφέρουμε εδώ πέρα δεν αφορούν την παροχή υπηρεσιών. Στην παροχή υπηρεσιών δεν έχουμε προφανώς παρέμβαση του τελωνείου οπότε η διαδικασία που ακολουθείται προσομοιάζει με εκείνη της ενδοκοινοτικής απόκτησης αγαθών.

Ας δούμε τώρα και ένα παράδειγμα:

1. Τιμολόγιο οίκου εξωτερικού ΤΟΕ 650 02/12/2022: 9.000,00 €
2. Αξία τελωνείου (Διασάφηση εισαγωγών) ΔΕ 1000260 06/12/2022 10.000 € με ΦΠΑ 2.400 €
3. Τιμολόγιο εκτελωνιστή ΤΕ 367 06/12/2022:
   Αμοιβή 300 € (ΦΠΑ 72 €),
   έξοδα τελωνείου χωρίς ΦΠΑ 250 € και
   έξοδα τελωνείου με ΦΠΑ 150 € (ΦΠΑ 36 €)
   ΦΠΑ εισαγωγής 2.400 €
4. Τιμολόγιο μεταφορικής BNG 768 08/12/2022 900 €, εκ των οποίων τα
   Εντός χώρας 500 € (με ΦΠΑ 120 €) και
   Εκτός χώρας 400 € χωρίς ΦΠΑ

 Φάκελος εισαγωγής:
(10.000)                     2.400
300                                  72
150                                  36
500                                120
9.000
250
400
——————————————
10.600 € Πραγματικό κόστος εισαγωγής,
Εικονικό κόστος 11.600,00

Λογαριασμοί (Γενική Λογιστική PBS-ONE)
04.80.01.0024 Φορολογητέα αξία εισαγωγών Τρίτων χωρών Φ.Π.Α 24%
54.02.02.0224 ΦΠΑ εισροών εμπορευμάτων (Τρίτων χωρών) 24%
08.80.01.0024 Φορολογητέα αξία εισαγωγών Τρίτων χωρών Φ.Π.Α 24%
38.02.00.0000 Λογαριασμός Διαθεσίμων
20.02.22.1000 Πραγματική αξία εμπορευμάτων (Τρίτες χώρες)
50.01.00.0000 Προμηθευτές εσωτερικού – Προμηθευτές Λιανικής
50.01.01.0001 Προμηθευτές εσωτερικού – μη συν/νες οντότητες (Εκτελωνιστής Α)
50.01.01.0002 Προμηθευτές εσωτερικού – μη συν/νες οντότητες (Μεταφορέας Β)
50.01.01.0003 Προμηθευτές εσωτερικού – μη συν/νες οντότητες (Μεταφορέας Τελωνείου)
50.01.02.0001 Προμηθευτές εξωτερικού – μη συνδεδεμένες οντότητες (Οίκος Χ)
28.01.99.0000 Παραγγελίες Τρίτων Χωρών υπό παραλαβή (Χωρίς ΦΠΑ)
28.01.99.0024 Παραγγελίες Τρίτων Χωρών υπό παραλαβή (ΦΠΑ 24%)

Εγγραφές:
Τιμολόγιο εκτελωνιστή ΤΕ 367 06/12/2022 (2.1 Τιμολόγιο Παροχής-Λήψη-Χαρακτηρισμός)
Χ:  28.01.99.0024                  300
Χ:  54.02.02.0224                     72
ΦΠΑ_1 (24%), κατ_2.95, χωρίς Ε3
Π:  50.01.01.0001                                 372
Έξοδα από τιμολόγιο εκτελωνιστή: Εάν συνοδεύονται από παραστατικά χρησιμοποιούμε το τιμολόγιο που διαβιβάζεται, αλλιώς ένα μη αντικριζόμενο παραστατικό εξόδων (π.χ. 13.30). Στο παράδειγμα μας θα υποθέσουμε ότι τα έξοδα με ΦΠΑ συνοδεύονται από τιμολόγιο Π.Υ. ενώ τα χωρίς ΦΠΑ από μια απλή απόδειξη είσπραξης
Λοιπά έξοδα τελωνείου (13.30 Παραστατικά Οντότητας ως Αναγράφονται από την ίδια)
Χ:  28.01.99.0000                  250
ΦΠΑ_7 (27), κατ_2.95, χωρίς Ε3
Π:  50.01.00.0000                                250
Τιμολόγιο εξόδων τελωνείου (2.1 Τιμολόγιο Παροχής-Λήψη-Χαρακτηρισμός)
Χ:  28.01.99.0024                  150
Χ:  54.02.02.0224                    36
ΦΠΑ_1 (24%), κατ_2.95, χωρίς Ε3
Π:  50.01.01.0003                               186

Διασάφηση Τελωνείου (14.2 Τιμολόγιο / Αποκτήσεις Τρίτων Χωρών)
Χ:  04.80.01.0024                  10.000
Χ:  54.02.02.0224                     2.400
ΦΠΑ_1 (24%), κατ_2.95, χωρίς Ε3
Π:  08.80.01.0000                                 10.000
Π:  38.02.00.0000                                    2.400

Τιμολόγιο οίκου εξωτερικού ΤΟΕ 650 (14.2 Τιμολόγιο / Αποκτήσεις Τρίτων Χωρών)
Χ:  28.01.99.0000                    9.000
ΦΠΑ_7 (27), κατ_2.95, χωρίς Ε3
Π:  50.01.02.0001                                   9.000

Τιμολόγιο μεταφορικής BNG 768 08/12/2022 (2.1 Τιμολόγιο Παροχής-Λήψη-Χαρακτηρισμός)
Χ:  28.01.99.0000                   400
ΦΠΑ_7 (27), κατ_2.95, χωρίς Ε3
Χ:  28.01.99.0024                   500
Χ:  54.02.02.0224                   120
ΦΠΑ_1 (24%), κατ_2.95, χωρίς Ε3
Π:  50.01.01.0002                                  1.020

Τέλος μεταφέρουμε την αξία της συγκεκριμένη εισαγωγής στον αντίστοιχο λογαριασμό. Στην περίπτωση βέβαια που τα τιμολόγια εξόδων αντιστοιχούν σε περισσότερες από μία εισαγωγές, θα επιμερίσουμε αντίστοιχα.

Λογιστική εγγραφή 001, Παραστατικό 17.5 Λοιπές Εγγραφές Τακτοποίησης Εξόδων – Λογιστική Βάση
Χ:            20.02.22.1000 Πραγματική αξία εμπορευμάτων (Τρίτες χώρες)   10.600
ΦΠΑ_8, κατ_2.12 Λοιπές Εγγραφές Τακτοποίησης Εξόδων, Ε3_102_005 Αγορές εμπορευμάτων χρήσης (καθαρό ποσό)/Εξωτερικού Τρίτες Χώρες
Π:           28.01.99.0000 Παραγγελίες Τρίτων Χωρών υπό παραλαβή (Χωρίς ΦΠΑ)                 9.650
Π:           28.01.99.0024 Παραγγελίες Τρίτων Χωρών υπό παραλαβή (ΦΠΑ 24%)                       950

Φιλικά,
Χαράλαμπος Τσοχαντάρης, λογιστής – φοροτεχνικός, μέλος της διοίκησης της Prosvasis και συγγραφέας.